Byrå- och konsulttjänster: krav, avtal och prissättning

Krav, avtal och pris – så hänger de ihop

Konsultköp är sällan isolerade händelser. De följer en kedja: behovsanalys, kravställning, avtal, mottagande, uppföljning och arvode. Brister ett steg syns det ofta i nästa. Vaga krav ger anbud som är svåra att bedöma, vaga avtal skapar diskussioner om vad som ingick, och en osäker prismodell gör det svårt att i efterhand avgöra om köpet var värt priset.

Kedjan skiljer sig beroende på köpare. För en privat beställare är inköpet i huvudsak en affär mellan två parter. För en offentlig organisation tillkommer en rad formella krav. Upphandlingsmyndigheten beskriver att offentliga organisationer finansierar sina inköp med allmänhetens pengar och därför måste följa striktare regler än privata aktörer. En upphandlande organisation kan inte vända sig direkt till en tidigare leverantör eller till någon den hört gott om. En offentlig upphandling tar också ofta längre tid än ett privat inköp, särskilt vid större affärer. Mindre affärer, direktupphandlingar, liknar däremot mer ett inköp i privat sektor.

Svensk offentlig upphandling omsätter enligt Upphandlingsmyndigheten över 1 000 miljarder kronor årligen, drygt en sjättedel av Sveriges BNP. Myndigheten lyfter att upphandling kan användas strategiskt för hållbar samhällsutveckling, och regeringen har tagit fram en nationell upphandlingsstrategi.

Konsulttjänster har en särskild granskningshistorik. I rapporten Staten som inköpare av konsulttjänster – tänk först och handla sen (RiR 2018:20) bedömer Riksrevisionen att myndigheternas användning av konsulttjänster överlag inte är välgrundad och att myndigheterna brister i kontrollen av användningen. Det kan enligt Riksrevisionen innebära en risk för att inköpen inte är effektiva och att statens resurser inte används väl. Regeringen redovisade sin bedömning av rapporten i skrivelse 2018/19:24.

Statistiska fakta om offentlig upphandling i Sverige

Kravbilden före avtalet: behov, kompetens och dokumentation

Kravställningen börjar i den egna verksamheten, inte i upphandlingsdokumentet eller avtalsmallen. Vilket problem ska lösas? Vilken kompetens saknas internt? Hur länge behövs den? Hur ska resultatet tas om hand när konsulten har lämnat uppdraget? Riksrevisionens granskning visar att det ofta finns en tanke bakom bemanningen av konsultprojekt, men att dokumenterat stöd och styrning av mottagandet av tjänsten saknas. Myndigheterna ställs inför krav både som beställare och som mottagare av konsulternas tjänster.

Det ger några praktiska kravområden att arbeta igenom före avtal:

Kompetens och roller: vilka roller ska bemannas, vilken erfarenhet krävs, och vem hos beställaren styr och tar emot leveransen?

Referenser och spårbarhet: går det att verifiera tidigare liknande uppdrag? En leverantör som arbetar mot offentlig sektor beskriver själv att leverans i en upphandlad och granskad miljö kräver dokumentation, referenser och spårbarhet – rimliga frågor även i en privat affär.

Dokumentation under och efter uppdraget: hur dokumenteras arbetet löpande, vilka underlag lämnas över vid avslut, och hur säkerställs att kunskapen stannar hos beställaren?

Mottagande och kontroll: vem kvitterar en delleverans, vilka avvikelser ska rapporteras och hur ofta följs arbetet upp?

Enligt regeringens skrivelse rekommenderade Riksrevisionen att regeringen skulle utreda möjligheterna att ställa krav på myndigheterna att redovisa sina köp av konsulttjänster, och att Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten skulle få i uppdrag att se över hur användningen av de statliga ramavtalen och gemensamma konsultlösningar kan öka. Regeringen bedömde i skrivelsen att det bland annat mot bakgrund av befintlig redovisningsskyldighet kunde ifrågasättas om ett sådant utredningsbehov fanns, och att det saknades anledning att ge de två myndigheterna ett sådant uppdrag, eftersom Kammarkollegiet redan påbörjat ett arbete med att utveckla ramavtalsverksamheten.

Steg-för-steg: från behov till avtal i konsultköp

Offentlig sektor som beställare: upphandling, säkerhet och tillgänglighet

För den som säljer till myndigheter, kommuner och regioner är kraven i praktiken en del av affärsmodellen. Upphandlingsmyndigheten beskriver syftet med reglerna: offentlig upphandling ska öppna offentliga inköp för konkurrens, så att skattemedel används så effektivt som möjligt och företag inom EU kan göra affärer med offentlig sektor på lika villkor. Vid upphandlingar till större värden, där annonseringsskyldighet finns, får allmänheten ökad insyn i hur skattemedlen används, vilket gör det lättare att kontrollera att inköpen sker på affärsmässiga grunder och inte personliga.

Ramavtal är vanliga när offentlig sektor köper konsulttjänster. Riksrevisionens rapport, så som den återges i regeringens skrivelse, handlade bland annat om hur användningen av de statliga ramavtalen kan öka och hur myndigheter i större utsträckning kan använda gemensamma konsultlösningar.

Säkerhet och regelefterlevnad har blivit en allt tydligare del av kravbilden. Balr Consulting, som tillsätter IT-konsulter till statliga myndigheter, kommuner och regioner, beskriver området: kraven gäller riskhantering, incidentrapportering, åtkomststyrning, loggning och kontinuitet, och de ska kunna bevisas i drift, inte bara på papper. Enligt samma leverantör trädde NIS2-direktivet i kraft i Sverige den 15 januari 2026 genom cybersäkerhetslagen (2025:1506) och cybersäkerhetsförordningen, och många statliga myndigheter, kommuner och regioner omfattas eftersom de levererar samhällsviktiga tjänster. Leverantören nämner att säkerhetsskyddsklassade uppdrag medför krav på säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen, och att vissa AI-tillämpningar i myndighetsutövning kan klassas som högrisk enligt EU AI Act, med krav på dokumentation, spårbarhet och mänsklig kontroll.

Tillgänglighet är ett parallellt kravområde. Enligt Balr Consulting omfattas offentlig digital service av DOS-lagen (2018:1937 om tillgänglighet till digital offentlig service), som hänvisar till WCAG 2.1 nivå AA via standarden EN 301 549. Webbplatser, appar och e-tjänster ska vara tillgängliga och ha en tillgänglighetsredogörelse. För en konsultleverantör betyder det att tillgänglighet måste räknas in från start och dokumenteras – den går inte att lägga på i efterhand.

Sammantaget köper den offentliga beställaren inte bara en kompetens. Den köper också en dokumenterad förmåga att följa regelverk, hantera incidenter och visa upp efterlevnad vid granskning – och priset måste vägas mot den arbetsinsats kraven medför.

Fördelar och nackdelar med ramavtal i offentlig sektor

Avtalet: roller, mottagande och uppföljning

I avtalet blir kraven bindande. Konsulttjänster hänger ofta på enskilda personers insats, och några punkter bör därför regleras särskilt tydligt.

Uppdragsbeskrivning och omfattning: vad ska levereras, vilka avgränsningar gäller och vad ingår inte. Ju mer precist uppdraget beskrivs, desto mindre utrymme lämnas för tolkning i efterhand.

Bemanning och byte av person: vilka roller ska delta, vilken kompetens ska de ha, och hur hanteras ett byte av konsult under uppdraget.

Ändringar: hur en förändrad beställning ska hanteras, vem som får begära ändring och hur den påverkar tidplan och arvode.

Acceptans och mottagande: vem som godkänner leveranser, mot vilka kriterier, och vad som händer vid försenad eller bristfällig leverans. Här finns en direkt koppling till Riksrevisionens iakttagelse att dokumenterat stöd och styrning av hur mottagandet av tjänsten ska gå till ofta saknas – acceptanskriterierna är det praktiska uttrycket för ett sådant mottagande.

Sekretess och rättigheter: hur känslig information hanteras, vem som äger material och resultat, och vad som gäller efter uppdragets slut.

Uppföljning och rapportering: form för statusrapportering, mötesfrekvens och hur avvikelser eskaleras.

Avtalet handlar alltså inte bara om priset. Det reglerar också hur tjänsten tas emot och kontrolleras. Ett lågt arvode utan uppföljningsstruktur kan bli dyrare än ett högre arvode med tydlig styrning, eftersom beställaren riskerar att betala för något som inte går att verifiera eller använda. För den offentliga beställaren tillkommer kravet att kunna visa att inköpet skett på affärsmässiga grunder, vilket gör dokumentationen till en del av avtalet snarare än en eftertanke.

Prissättning: arvode, startavgift och löpande timmar

Prissättningen varierar med uppdragets typ. Några vanliga modeller vid förmedling, värdering och rådgivning illustreras av Svensk Företagskonsults prislista, som avser företagsförmedling och angränsande tjänster:

Procenttrappa på objektvärde: arvodet beräknas som en andel av objektets pris, med en fallande procentsats för högre värden. I den publicerade prislistan är trappan 12 procent för objektpris 0–1 000 tkr (dock lägst 70 tkr), 11 procent för 1 001–1 500 tkr, 10 procent för 1 501–2 500 tkr, 9 procent för 2 501–4 000 tkr och 7,5 procent för 4 001 tkr och uppåt.

Lägsta arvode: procentsatsen kombineras med ett golv, så att även små objekt ger ett skäligt minimiarvode – i exemplet ovan 70 tkr.

Startavgift: en avgift för att ta in objektet, som enligt prislistan varierar beroende på objektets storlek, komplexitet och önskemål om diskret försäljning. Besiktning och analys ingår.

Löpande konsultation: debitering per påbörjad arbetstimme, i prislistan 1 650 kr.

Fast pris för avtal och värdering: avtalsskrivning från 5 000 kr och prisindikation/värdering av rörelse från 7 995 kr.

Reseersättning: 25 kr/mil enligt samma prislista.

En viktig brasklapp följer med listan: prisuppgifterna är riktpriser, eftersom varje objekt är unikt och har olika komplexitet. Det exakta arvodet fastställs först efter en besiktning och analys tillsammans med kunden – och i det fallet är det kunden som slutligen bestämmer utgångspriset.

Samma logik gäller konsulttjänster i allmänhet. En riktprislista ger en ram för samtalet, men den exakta nivån beror på uppdragets omfattning, vilken kompetens som krävs, hur länge insatsen pågår och vilket ansvar leverantören tar. Den som köper bör därför fråga vad som ingår i arvodet, vad som debiteras utöver det och vilka antaganden priset bygger på. Den som säljer bör kunna redovisa samma sak – annars är priset svårt att försvara i en uppföljning.

Prissättningstyper för konsulttjänster – jämförelse av modeller

Värdering som grund för pris och förhandling

När en affär ska göras upp behöver parterna ofta en gemensam bild av vad verksamheten är värd. Enligt Svensk Företagskonsult uppstår behovet av en företagsvärdering i flera typiska situationer:

Vid in- eller utköp av en kompanjon eller affärspartner, där en oberoende värdering ger en trygg och objektiv grund för prissättning.

Inför förvärv av en rörelse, genom en bedömning av vad som kan anses vara en marknadsmässig köpeskilling utifrån rådande förutsättningar.

Vid belåning eller delfinansiering, där ett gediget värderingsunderlag ofta är en förutsättning för bankens bedömning och ger långivaren en uppfattning om företagets värde och belåningsgrad.

Vid värdering av det egna företaget, som ger insikter i marknadsposition och i vilka delar av verksamheten som är kostnadsdrivande respektive lönsamma, och var förbättringspotentialen finns.

Sammantaget lyfts värderingen som ett sätt att i god tid optimera verksamheten inför en försäljning. Samma leverantör understryker att en planerad försäljning nästan alltid är mer lönsam än en oplanerad.

Hur värderingen görs varierar. Enligt Svensk Företagskonsult finns en mängd faktorer som påverkar valet av värderingsmetod, och bedömningen görs individuellt för varje uppdrag. Leverantören framhåller att värderingar bygger på teoretiska beräkningar av historiska – och därför inte helt exakta – värden, samt på antaganden om framtida ekonomisk utveckling. Resultatet ska därför ses som en välgrundad indikator på rörelsens ekonomiska värde, inte som ett exakt facit.

Det är en rimlig utgångspunkt även för förhandlingen: värderingen ger en objektiv grund att utgå från, men priset bestäms av parterna utifrån förutsättningarna i den konkreta affären.

Checklista för beställare och konsulter

För beställaren:

Analysera behovet först. Vad ska lösas, vilken kompetens saknas internt och hur ska resultatet tas om hand? Riksrevisionens granskning pekar på att användningen av konsulter ofta inte är välgrundad och att kontrollen brister.

Ställ krav på kompetens, roller, referenser, dokumentation och spårbarhet – och avgör vad som gäller för säkerhet, incidenthantering, loggning och tillgänglighet om uppdragsgivaren är offentlig.

Kontrollera om upphandlingsregler gäller. Offentliga organisationer finansierar sina inköp med allmänhetens pengar och måste följa striktare regler än privata aktörer.

Teckna avtal med uppdragsbeskrivning, bemanning, ändringsrutin, acceptanskriterier, sekretess och uppföljning – och bestäm vem som tar emot och godkänner leveransen. Riksrevisionen noterar att dokumenterat stöd och styrning av mottagandet ofta saknas.

Välj prismodell medvetet: procenttrappa med lägsta arvode, fast pris, timarvode eller en kombination av startavgift och löpande debitering. Be om att få veta vad som ingår och vad som debiteras utöver.

Kom ihåg att riktpriser är just riktpriser. Exakt arvode beror på komplexiteten och fastställs efter analys.

Dokumentera utfallet. Följ upp mot avtalade kriterier och behåll underlaget, både för egen styrning och för en eventuell granskning.

För konsulten eller leverantören:

Var tydlig med vad som ingår i arvodet och vilka antaganden priset vilar på, så att beställaren kan bedöma anbudet på sakliga grunder.

Redovisa kompetens, referenser och hur arbetet dokumenteras och spårbarheten säkras.

Beskriv hur bemanningen ser ut, vad som händer vid byte av konsult och hur ändringar hanteras.

Anpassa leveransen till beställarens mottagningsprocess – särskilt vid offentliga uppdrag, där krav på dokumentation och bevisad efterlevnad är en del av affären.

För båda parter gäller samma sak: krav, avtal och pris hänger ihop. Ett tydligt förarbete gör avtalet enklare att skriva, priset enklare att motivera och uppföljningen möjlig att genomföra.

Checklista för beställare och konsulter – före avtal