Byrå- och konsulttjänster: krav, avtal och prissättning

Krav, avtal och pris – så hänger de ihop

Konsultköp följer en kedja: behovsanalys, kravställning, avtal, mottagande, uppföljning och arvode. Brister i ett steg syns ofta i nästa. Vaga krav ger anbud som är svåra att bedöma.

Vaga avtal skapar diskussioner om vad som ingick. En osäker prismodell gör det svårt att i efterhand avgöra om köpet var värt priset.

Med byrå- och konsulttjänster avses här tjänster där en extern leverantör bidrar med kompetens i stället för en vara. Hit räknas företagsförmedling, företagsvärdering, konsultation, IT-konsulter, informationssäkerhet och tillgänglighet.

Avtalsinstrumenten är desamma i privat och offentlig affär: uppdragsbeskrivning, bemanning, ändringsrutin, acceptanskriterier, sekretess och uppföljning. Skillnaden ligger i hur mycket dokumentation beställaren måste kunna visa upp.

Kedjan skiljer sig åt beroende på köpare. För en privat beställare är inköpet i huvudsak en affär mellan två parter. För en offentlig organisation tillkommer formella krav.

Upphandlingsmyndigheten beskriver att offentliga organisationer finansierar inköp med allmänhetens pengar och därför måste följa striktare regler än privata aktörer. En upphandlande organisation kan inte vända sig direkt till en tidigare leverantör eller till någon den hört gott om. En offentlig upphandling tar ofta längre tid än ett privat inköp, särskilt vid större affärer.

Mindre affärer, direktupphandlingar, liknar mer ett inköp i privat sektor.

Svensk offentlig upphandling omsätter enligt Upphandlingsmyndigheten över 1 000 miljarder kronor årligen, drygt en sjättedel av Sveriges BNP. Myndigheten lyfter att upphandling kan användas strategiskt för hållbar samhällsutveckling. Regeringen har tagit fram en nationell upphandlingsstrategi.

Konsulttjänster har särskild granskningshistorik. I RiR 2018:20, Staten som inköpare av konsulttjänster – tänk först och handla sen, bedömer Riksrevisionen att myndigheternas användning av konsulttjänster överlag inte är välgrundad och att kontrollen av användningen brister.

Det kan enligt Riksrevisionen innebära risk att inköpen inte är effektiva och att statens resurser inte används väl. Regeringen redovisade sin bedömning av rapporten i skrivelse 2018/19:24.

Kedjan i konsultinköp: från behov till efterlevnad

Statistik om offentlig upphandling i Sverige

Kravbilden före avtalet: behov, kompetens och dokumentation

Kravställningen börjar i den egna verksamheten, inte i upphandlingsdokumentet eller avtalsmallen. Vilket problem ska lösas? Vilken kompetens saknas internt? Hur länge behövs den?

Beställaren bör också fråga hur resultatet ska tas om hand när konsulten har lämnat uppdraget. Riksrevisionens granskning visar att det ofta finns en tanke bakom bemanningen av konsultprojekt, men att skriftliga rutiner för mottagandet av tjänsten saknas. Myndigheterna ställs inför krav både som beställare och som mottagare av konsulternas tjänster.

Det ger några praktiska kravområden att arbeta igenom före avtal:

Kompetens och roller: vilka roller ska bemannas, vilken erfarenhet krävs, och vem hos beställaren styr och tar emot leveransen?

Referenser och spårbarhet: går det att verifiera tidigare liknande uppdrag? En leverantör som arbetar mot offentlig sektor beskriver själv att leverans i en upphandlad och granskad miljö kräver dokumentation, referenser och spårbarhet. Det är rimliga frågor även i en privat affär.

Dokumentation under och efter uppdraget: hur dokumenteras arbetet löpande, vilka underlag lämnas över vid avslut, och hur säkerställs att kunskapen stannar hos beställaren?

Mottagande och kontroll: vem kvitterar en delleverans, vilka avvikelser ska rapporteras och hur ofta följs arbetet upp?

Kraven skiljer sig mellan tjänsteslag. IT-konsultuppdrag mot myndigheter, kommuner och regioner kräver dokumentation, referenser och spårbarhet. Säkerhetsskyddsklassade uppdrag kräver säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen, och AI i myndighetsutövning kan klassas som högrisk enligt EU AI Act med krav på dokumentation, spårbarhet och mänsklig kontroll.

Enligt regeringens skrivelse rekommenderade Riksrevisionen att regeringen skulle utreda möjligheterna att ställa krav på myndigheterna att redovisa sina köp av konsulttjänster. Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten skulle enligt rekommendationen få i uppdrag att se över hur användningen av de statliga ramavtalen och gemensamma konsultlösningar kan öka.

Regeringen bedömde i skrivelsen att det bland annat mot bakgrund av befintlig redovisningsskyldighet kunde ifrågasättas om ett sådant utredningsbehov fanns. Regeringen ansåg att det saknades anledning att ge de två myndigheterna ett sådant uppdrag, eftersom Kammarkollegiet redan påbörjat ett arbete med att utveckla ramavtalsverksamheten.

Redovisningsskyldigheten följer bland annat av myndighetsförordningen (2007:515) och förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Det är de regelverk regeringen hänvisade till när den bedömde förslaget om särskild redovisning av konsultköp.

Offentlig sektor som beställare: upphandling, säkerhet och tillgänglighet

För den som säljer till myndigheter, kommuner och regioner är kraven i praktiken en del av affärsmodellen.

Upphandlingsmyndigheten beskriver syftet med reglerna: offentlig upphandling ska öppna offentliga inköp för konkurrens, så att skattemedel används så effektivt som möjligt. Företag inom EU ska kunna göra affärer med offentlig sektor på lika villkor.

Vid upphandlingar till större värden, där annonseringsskyldighet finns, får allmänheten ökad insyn i hur skattemedlen används. Det gör det lättare att kontrollera att inköpen sker på affärsmässiga grunder och inte personliga.

Ramavtal är vanliga när offentlig sektor köper konsulttjänster. Riksrevisionens rapport, så som den återges i regeringens skrivelse, handlade bland annat om hur användningen av de statliga ramavtalen kan öka och hur myndigheter i större utsträckning kan använda gemensamma konsultlösningar.

Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten är de två myndigheter som pekas ut för att se över de statliga ramavtalen och de gemensamma konsultlösningarna. Kammarkollegiet hade redan påbörjat ett arbete med att utveckla ramavtalsverksamheten.

Säkerhet och regelefterlevnad har blivit en allt tydligare del av kravbilden. Balr Consulting, som tillsätter IT-konsulter till statliga myndigheter, kommuner och regioner, beskriver området: kraven gäller riskhantering, incidentrapportering, åtkomststyrning, loggning och kontinuitet. De ska kunna bevisas i drift, inte bara på papper.

Enligt samma leverantör trädde NIS2-direktivet i kraft i Sverige den 15 januari 2026 genom cybersäkerhetslagen (2025:1506) och cybersäkerhetsförordningen. Många statliga myndigheter, kommuner och regioner omfattas eftersom de levererar samhällsviktiga tjänster.

De samhällsviktiga tjänsterna finns inom till exempel vård, energi, vatten, transport och digital infrastruktur. Det är inom de områdena som NIS2-kraven blir aktuella för en beställare av konsulttjänster.

Leverantören nämner att säkerhetsskyddsklassade uppdrag medför krav på säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen. Vissa AI-tillämpningar i myndighetsutövning kan klassas som högrisk enligt EU AI Act, med krav på dokumentation, spårbarhet och mänsklig kontroll.

Tillgänglighet är ett parallellt kravområde. Enligt Balr Consulting omfattas offentlig digital service av DOS-lagen (2018:1937 om tillgänglighet till digital offentlig service), som hänvisar till WCAG 2.1 nivå AA via standarden EN 301 549. Webbplatser, appar och e-tjänster ska vara tillgängliga och ha en tillgänglighetsredogörelse.

För en konsultleverantör betyder det att tillgänglighet måste räknas in från start och dokumenteras – den går inte att lägga på i efterhand.

Sammantaget köper den offentliga beställaren inte bara en kompetens. Den köper också en dokumenterad förmåga att följa regelverk, hantera incidenter och visa upp efterlevnad vid granskning. Priset måste vägas mot den arbetsinsats kraven medför.

Avtalet: roller, mottagande och uppföljning

I avtalet blir kraven bindande. Konsulttjänster hänger ofta på enskilda personers insats. Några punkter bör därför regleras särskilt tydligt.

Uppdragsbeskrivning och omfattning: vad ska levereras, vilka avgränsningar gäller och vad ingår inte. Ju mer precist uppdraget beskrivs, desto mindre utrymme lämnas för tolkning i efterhand.

Bemanning och byte av person: vilka roller ska delta, vilken kompetens ska de ha, och hur hanteras ett byte av konsult under uppdraget.

Ändringar: hur en förändrad beställning ska hanteras, vem som får begära ändring och hur den påverkar tidplan och arvode.

Acceptans och mottagande: vem som godkänner leveranser, mot vilka kriterier, och vad som händer vid försenad eller bristfällig leverans. Här finns en direkt koppling till Riksrevisionens iakttagelse att rutiner för hur tjänsten ska tas emot ofta saknas. Acceptanskriterierna är det praktiska uttrycket för ett sådant mottagande.

Sekretess och rättigheter: hur känslig information hanteras, vem som äger material och resultat, och vad som gäller efter uppdragets slut.

Uppföljning och rapportering: form för statusrapportering, mötesfrekvens och hur avvikelser eskaleras.

Avtalet handlar alltså inte bara om priset. Det reglerar också hur tjänsten tas emot och kontrolleras.

Avtalet bör spegla de regelkrav som gäller uppdraget: säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen vid säkerhetsskyddsklassade uppdrag, dokumentation och mänsklig kontroll vid högrisk-AI enligt EU AI Act, och tillgänglighetsredogörelse enligt DOS-lagen (2018:1937).

Avtalsskrivning kan också vara en egen, prissatt tjänst. I Svensk Företagskonsults prislista kostar den från 5 000 kr. Beställaren bör därför veta om avtalet ingår i arvodet eller debiteras separat.

Ett lågt arvode utan uppföljningsstruktur kan bli dyrare än ett högre arvode med tydlig styrning, eftersom beställaren riskerar att betala för något som inte går att verifiera eller använda.

För den offentliga beställaren tillkommer kravet att kunna visa att inköpet skett på affärsmässiga grunder. Det gör dokumentationen till en del av avtalet snarare än en eftertanke.

Fördelar och risker med lågt vs. högt arvode i konsulttjänster

Prissättning: arvode, startavgift och löpande timmar

Prissättningen varierar med uppdragets typ.

Svensk Företagskonsults prislista illustrerar vanliga modeller vid förmedling, värdering och rådgivning. Listan avser företagsförmedling och angränsande tjänster.

Procenttrappa på objektvärde: arvodet beräknas som en andel av objektets pris, med fallande procentsats för högre värden. I den publicerade prislistan är trappan 12 procent för objektpris 0–1 000 tkr (dock lägst 70 tkr), 11 procent för 1 001–1 500 tkr, 10 procent för 1 501–2 500 tkr, 9 procent för 2 501–4 000 tkr och 7,5 procent för 4 001 tkr och uppåt.

Lägsta arvode: procentsatsen kombineras med ett golv, så att även små objekt ger ett skäligt minimiarvode – i exemplet ovan 70 tkr.

Startavgift: en avgift för att ta in objektet. Enligt prislistan varierar den beroende på objektets storlek, komplexitet och önskemål om diskret försäljning. Besiktning och analys ingår.

Löpande konsultation: debitering per påbörjad arbetstimme, i prislistan 1 650 kr.

Fast pris för avtal och värdering: avtalsskrivning från 5 000 kr och prisindikation/värdering av rörelse från 7 995 kr.

Reseersättning: 25 kr/mil enligt samma prislista.

Beställaren behöver veta vilken modell som gäller för att kunna jämföra anbud: procenttrappa, timarvode 1 650 kr, fast pris eller en kombination. Reseersättning 25 kr/mil tillkommer utöver arvodet.

En viktig brasklapp följer med listan: prisuppgifterna är riktpriser, eftersom varje objekt är unikt och har olika komplexitet. Det exakta arvodet fastställs först efter en besiktning och analys tillsammans med kunden. I det fallet är det kunden som slutligen bestämmer utgångspriset.

Samma logik gäller konsulttjänster i allmänhet. En riktprislista ger en ram för samtalet, men den exakta nivån beror på uppdragets omfattning, vilken kompetens som krävs, hur länge insatsen pågår och vilket ansvar leverantören tar.

Den som köper bör därför fråga vad som ingår i arvodet, vad som debiteras utöver det och vilka antaganden priset bygger på. Den som säljer bör kunna redovisa samma sak – annars är priset svårt att försvara i en uppföljning.

Prismodeller för konsulttjänster enligt Svensk Företagskonsult

Värdering som grund för pris och förhandling

När en affär ska göras upp behöver parterna ofta en gemensam bild av vad verksamheten är värd.

Enligt Svensk Företagskonsult uppstår behovet av en företagsvärdering i flera typiska situationer:

Vid in- eller utköp av en kompanjon eller affärspartner, där en oberoende värdering ger en trygg och objektiv grund för prissättning.

Inför förvärv av en rörelse, genom en bedömning av vad som kan anses vara en marknadsmässig köpeskilling utifrån rådande förutsättningar.

Vid belåning eller delfinansiering, där ett gediget värderingsunderlag ofta är en förutsättning för bankens bedömning och ger långivaren en uppfattning om företagets värde och belåningsgrad.

Vid värdering av det egna företaget, som ger insikter i marknadsposition och i vilka delar av verksamheten som är kostnadsdrivande respektive lönsamma, och var förbättringspotentialen finns.

Sammantaget lyfts värderingen som ett sätt att i god tid optimera verksamheten inför en försäljning. Samma leverantör understryker att en planerad försäljning nästan alltid är mer lönsam än en oplanerad.

Hur värderingen görs varierar. Enligt Svensk Företagskonsult finns en mängd faktorer som påverkar valet av värderingsmetod, och bedömningen görs individuellt för varje uppdrag.

Leverantören framhåller att värderingar bygger på teoretiska beräkningar av historiska – och därför inte helt exakta – värden, samt på antaganden om framtida ekonomisk utveckling. Resultatet ska därför ses som en välgrundad indikator på rörelsens ekonomiska värde, inte som ett exakt facit.

Värderingen är både en egen konsulttjänst och ett prissättningsinstrument. Den prissätts från 7 995 kr i prislistan, och resultatet ger underlag för procenttrappan 12–7,5 procent som styr arvodet vid en försäljning.

Det är en rimlig utgångspunkt även för förhandlingen: värderingen ger en objektiv grund att utgå från, men priset bestäms av parterna utifrån förutsättningarna i den konkreta affären.

Checklista för beställare och konsulter

För beställaren:

Analysera behovet först. Vad ska lösas, vilken kompetens saknas internt och hur ska resultatet tas om hand? Riksrevisionens granskning pekar på att användningen av konsulter ofta inte är välgrundad och att kontrollen brister.

Ställ krav på kompetens, roller, referenser, dokumentation och spårbarhet. Avgör vad som gäller för säkerhet, incidenthantering, loggning och tillgänglighet om uppdragsgivaren är offentlig.

Kontrollera om upphandlingsregler gäller. Offentliga organisationer finansierar sina inköp med allmänhetens pengar och måste följa striktare regler än privata aktörer.

Utred om upphandlingen ska annonseras. Beroende på värdet av upphandlingen gäller olika regler, och vid större värden får allmänheten ökad insyn i hur skattemedlen används.

Kartlägg regelkraven: NIS2 och cybersäkerhetslagen (2025:1506) från den 15 januari 2026, säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen vid säkerhetsskyddsklassade uppdrag, EU AI Act vid högrisk-AI samt DOS-lagen (2018:1937) med WCAG 2.1 nivå AA via EN 301 549.

Teckna avtal med uppdragsbeskrivning, bemanning, ändringsrutin, acceptanskriterier, sekretess och uppföljning. Bestäm vem som tar emot och godkänner leveransen. Riksrevisionen noterar att det ofta saknas skriftligt underlag för hur tjänsten tas emot.

Välj prismodell medvetet: procenttrappa med lägsta arvode, fast pris, timarvode eller en kombination av startavgift och löpande debitering. Be om att få veta vad som ingår och vad som debiteras utöver.

Räkna igenom priset mot modell: 12 procent (lägst 70 tkr) ned till 7,5 procent, startavgift, 1 650 kr per påbörjad arbetstimme, avtalsskrivning från 5 000 kr, värdering från 7 995 kr och 25 kr/mil i reseersättning.

Kom ihåg att riktpriser är just riktpriser. Exakt arvode beror på komplexiteten och fastställs efter analys.

Dokumentera utfallet. Följ upp mot avtalade kriterier och behåll underlaget, både för egen styrning och för en eventuell granskning.

För konsulten eller leverantören:

Var tydlig med vad som ingår i arvodet och vilka antaganden priset vilar på, så att beställaren kan bedöma anbudet på sakliga grunder.

Redovisa kompetens, referenser och hur arbetet dokumenteras och spårbarheten säkras.

Beskriv hur bemanningen ser ut, vad som händer vid byte av konsult och hur ändringar hanteras.

Anpassa leveransen till beställarens mottagningsprocess – särskilt vid offentliga uppdrag, där krav på dokumentation och bevisad efterlevnad är en del av affären.

För båda parter gäller samma sak: krav, avtal och pris hänger ihop. Ett tydligt förarbete gör avtalet enklare att skriva, priset enklare att motivera och uppföljningen möjlig att genomföra.

Checklista för beställare av konsulttjänster i offentlig sektor