Molntjänster: så beräknar du kostnaden över avtalstiden

Varför månadspriset inte räcker

Molntjänster prissätts oftast efter förbrukning. B2B Cloud beskriver modellen som att ni bara betalar för den kapacitet ni använder och kan skala upp och ned över tid; CGI säger samma sak: ni betalar bara för det ni faktiskt använder. En månadssiffra är därför ett ögonblicksvärde vid en viss kapacitet i en viss månad, inte tjänstens kostnad under avtalstiden.

Månadssiffran glider av två skäl. Dels stiger kostnaden när verksamheten växer i molnet – Computer Sweden konstaterar att ju fler arbetslaster du migrerar, desto svårare blir kostnaderna att förutse. Dels ändras priserna ofta: leverantörer sänker priser för att förbli konkurrenskraftiga eller inför specialpriser för framtida resursförbrukning. Nya tjänster gör det dessutom svårare att bedöma prispåverkan av att välja en tjänst framför en annan.

En beräkning över avtalstiden måste därför ha fyra rader som månadssiffran saknar: förbrukningsvolym per period, antagen skalning upp och ned, leverantörens prisjusteringar under perioden och engångsposter som bara inträffar en gång, till exempel migrering.

Nyckelstatistik från artikeln

Kartlägg behov och kapacitet

Börja med varje arbetslast för sig: processorkraft, minne, lagring, operativsystem eller plattform och hur mycket data som ska in och ut. Det är samma egenskaper som leverantören prissätter, så en grov beskrivning ger en grov kalkyl.

Bestäm sedan tjänstemodell, eftersom den avgör ert ansvar. CGI beskriver molnet som elnätet fast för IT: i stället för att äga och underhålla egna servrar får verksamheten datakraft, lagring och programvara över internet. I en lokal lösning ligger inköp, installation, elförsörjning, kylning, underhåll, säkerhetsuppdateringar och hårdvarubyte på verksamheten. Fördelningen mellan IaaS, PaaS, SaaS och hybridmoln avgör hur mycket driftansvar som är kvar hos er – och därmed vilka kostnader som ska med i kalkylen.

Lägg till komponenterna vid sidan av datorkraften. B2B Cloud beskriver att support och övervakning av servrarna, skräddarsydda applikationer och migreringstjänster kan komplettera själva serverkapaciteten. De är kostnadsposter att räkna med, inte gratis kringtjänster.

Identifiera tunga poster separat. Enligt Computer Sweden driver högprestandaberäkningar, multipla cpu-instanser och lagring av stora datavolymer upp mätaren tämligen snabbt. Sådana arbetslaster bör modelleras var för sig i stället för att blandas in i ett genomsnitt.

Bygg en kostnadsmodell steg för steg

Priserna ändras ofta enligt Computer Sweden, så modellen bör ha en känslighetsrad: vad händer med totalsumman om enhetspriset justeras upp eller ned under avtalstiden? Den raden är underlag när villkoren för prisjustering ska förhandlas.

Rörlig förbrukning och skalning över tid

Molnet bygger på att ni betalar för det ni faktiskt använder (CGI), och B2B Cloud säger samma sak: ni betalar bara för kapaciteten ni använder och kan skala upp och ned över tid. Praktiskt blir totalkostnaden summan av förbrukningen i varje period, inte ett fast pris gånger tolv.

Skillnaden mellan att ligga kvar på en toppdimensionering och att skala ned mellan topparna är ofta den enskilt största posten i kalkylen. Skalning kan också driva kostnaden uppåt utan att någon har fattat ett beslut om det, eftersom tunga resurstyper som högprestandaberäkningar, multipla cpu-instanser och stora datavolymer snabbt ökar förbrukningen (Computer Sweden). Koppla därför kalkylen till uppföljning av vad som faktiskt konsumeras, så att modellens nyttjandegrad kan korrigeras mot verkligheten.

Bindning, reservationer och prisändringar

Reservationer är leverantörernas namn på förhandsköp av kapacitet: specialpriser för framtida resursförbrukning som belönar planering, enligt Computer Sweden. För den som räknar över en avtalstid innebär en reservation att kostnaden flyttas från rörlig till bunden – lägre enhetspris, men krav på att prognosen håller.

En reservation som är större än behovet betalas oavsett utnyttjande; är den mindre lämnas resten på rörligt pris. Räkna därför reservationen mot den förbrukningsnivå du är rimligt säker på och låt toppar och osäkra arbetslaster ligga kvar rörligt. Computer Sweden noterar att verktyg kan schemalägga reservationer så att de matchar de bästa prisnivåerna – det är en löpande uppgift, inte ett engångsbeslut.

Längre avtalstid bygger på samma avvägning: den kan ge lägre enhetspris men låser prognosen, samtidigt som priserna ändras ofta och nya tjänster tillkommer. Ett långt avtal bör därför innehålla villkor för hur prisjusteringar får ske, så att känslighetsraden i kalkylen går att följa upp.

Fördelar och nackdelar med reservationer

Kostnader som lätt glöms bort

Dataöverföring. Computer Sweden beskriver att vissa leverantörer inte tar betalt för in- eller utgående dataöverföringar. Det måste kontrolleras per leverantör, eftersom det påverkar både kalkylen och jämförelsen mellan alternativ.

Support, övervakning och migrering. B2B Cloud lyfter support och övervakning av servrarna som tillägg till den rena serverkapaciteten, liksom skräddarsydda applikationer och migreringstjänster. Migreringen är typiskt en engångspost vid starten, medan support och övervakning löper över hela avtalstiden.

Revision och granskning. ECB:s vägledning om utkontraktering av molntjänster tar upp att kontrakt kan behöva innehålla uppgifter om hur kostnaden för att utföra revisioner på plats beräknas – en kostnadspost för verksamheter som omfattas av den typen av krav.

Den egna arbetsinsatsen. I en lokal lösning ligger inköp, installation, elförsörjning, kylning, underhåll, säkerhetsuppdateringar och byte av hårdvara på verksamheten (CGI). I molnet försvinner hårdvarukostnaden, men arbetet med att följa priser, granska fakturor och optimera resurser blir en löpande personalkostnad. Computer Sweden menar att den som analyserar månadsfakturan behöver vara en blandning av revisor, mjukvarutekniker, affärsstrateg och detaljfokuserad.

Avveckling. Cleuras vägledning för upphandling av molntjänster behandlar avveckling som en egen fas i livscykeln och pekar på att anskaffningen redan från start behöver ta höjd för alla faser, från inköp till användning och avveckling.

Jämför alternativ rättvist

Den svåraste delen av jämförelsen är att enheterna inte betyder samma sak. Computer Sweden skriver att en instans av en cpu eller disk inte nödvändigtvis är samma sak hos olika leverantörer, vilket gör pris mot pris närmast omöjligt utan vidare. Normalisera därför prestanda och ange vilka komponenter som ingår innan priserna jämförs.

Det gäller även de stora leverantörerna. Amazon, Google och Microsoft kan hjälpa organisationer att undvika kapitalkostnader för ny hårdvara, men det betyder inte nödvändigtvis att man har valt det mest kostnadseffektiva alternativet (Computer Sweden).

Bygg jämförelsen på samma scenarier som kostnadsmodellen: samma arbetslaster, samma nyttjandegrad, samma antaganden om skalning och samma lista över vad som ingår utöver datorkraften – dataöverföring, support, övervakning, migrering. Lägg till de krav som avgör vilka leverantörer som är aktuella: Cleuras vägledning för upphandling av molntjänster räknar upp att verksamheten ska följa tillämplig lagstiftning som dataskyddsförordningen (GDPR) och NIS2 samt tillgodose behov inom informationssäkerhet och lämplighet.

Målet med jämförelsen är, med Cleuras formulering, att verksamheten tillvaratar sitt egenintresse, realiserar avsett värde vid användning av molntjänsten, hushåller med sina resurser och betalar avsedd ersättning.

Verktyg och löpande uppföljning

Kalkylatorer låter dig ange resursdimensioner för en tjänst och se den totala månadskostnaden, som du sedan kan borra ned i för att se vad delarna kostar (Computer Sweden). Använd dem för att snabbt ta fram scenarier, men kontrollera vilka komponenter kalkylatorn räknar in – dataöverföring, support och övervakning ligger ofta utanför.

Utbudet av molnhanteringsverktyg är stort. Tracy Woo på Forrester uppdaterade en rapport om marknadssegmentet, och Gartner har en lista över 20 leverantörer i kategorin ”Molnhantering och -verktyg” (Computer Sweden). Verktygen används för att få bättre överblick över molnkostnaderna, hänga med i prisförändringar och schemalägga reservationer mot de bästa prisnivåerna. De blir också aktuella vid leverantörsbyte, till exempel om ni vill ha fler funktioner eller inte är nöjda med leverantörens upptid eller supportnivå.

Gör kostnadsanalysen till en vana. Computer Sweden konstaterar att kostnadsanalyser bara är en del av optimeringen av molninstanser och att den delen bör vara en kontinuerlig process, eftersom prissättningen är så dynamisk. Gå igenom månadsfakturan post för post varje period och jämför mot modellens antaganden.

Hela livscykeln: upphandling, användning och avveckling

Cleura beskriver att en anskaffning redan från start behöver ta höjd för perspektiv i olika faser, från inköp till användning och avveckling av molntjänsten, och att kontraktstecknandet bara är slutet på början. Kostnadsberäkningen ska därför sträcka sig från migreringen i början till avvecklingen i slutet.

Enligt samma vägledning är en verksamhet framgångsrik i sin upphandling när den tillvaratar sitt egenintresse, realiserar avsett värde vid användning av molntjänsten, hushåller med sina resurser och betalar avsedd ersättning, följer tillämplig lagstiftning samt tillgodoser behov inom informationssäkerhet och lämplighet – och realiserar detta över tid, i varje del av livscykeln.

Värdera livscykeln mot den lokala modellen: där köper och äger verksamheten hårdvaran och ansvarar för installation, elförsörjning, kylning, underhåll, säkerhetsuppdateringar och utbyte av hårdvara (CGI). I molnet flyttas de posterna till leverantören, men arbetet med styrning, uppföljning och avveckling ligger kvar hos er och ska synas i kalkylen.

Checklista för kostnadsberäkning över avtalstiden

Räkna över hela avtalstiden, inte per månad: förbrukning, skalning, prisjusteringar och engångsposter.

Beskriv varje arbetslast: processorkraft, minne, lagring, operativsystem eller plattform samt data in och ut.

Bestäm tjänstemodell (IaaS, PaaS, SaaS eller hybridmoln) och vilket driftansvar som ligger kvar hos er.

Sätt baslinje och nyttjandegrad per arbetslast – räkna inte med maxkapacitet som om den användes hela tiden.

Lägg in tillväxt och säsongsvariation och kör minst låg-, bas- och högscenario.

Ta med support, övervakning, skräddarsydda applikationer och migreringstjänster i totalsumman.

Kontrollera priser för dataöverföring, specialpriser och villkor för prisjusteringar och reservationer.

Normalisera prestanda och ingående komponenter innan leverantörer jämförs – en cpu- eller diskinstans betyder inte samma sak hos olika leverantörer.

Använd kalkylatorer för scenarier och molnhanteringsverktyg för löpande uppföljning, prisförändringar och schemaläggning av reservationer.

Granska månadsfakturan varje period och justera modellens antaganden mot vad som faktiskt förbrukades.

Planera för avveckling: kostnader och arbete i slutet av livscykeln hör till kalkylen.