Betalningslösningar för företag: frågor och krav att utreda

Betalmetod, betallösning och checkout – skillnaden som styr valet

Betalmetod, betallösning och checkout används ofta om varandra, vilket gör offerter svåra att jämföra. En betalmetod är sättet kunden betalar: kort, Swish, faktura eller direktbetalning via bank. En betallösning är tjänsten som tillhandahåller tekniken, hanterar transaktionen och ofta erbjuder flera betalsätt.

Checkouten är en del av betallösningen: kassan där kunden slutför köpet. Håll därför två frågor isär: vilka betalsätt kunderna vill använda, och vilken leverantör som driver tekniken och checkouten.

Namn att hålla isär: Avarda, Adyen, Klarna, Kustom, Swish och BankID. Klarna är ett svenskt bolag, och Klarna Checkout blir Kustom. Swish och BankID är system som de svenska bankerna byggt tillsammans.

Avarda listas med nio betalsätt: kort, faktura, delbetalning, Swish, Vipps, MobilePay, direktbankbetalning, PayPal och SEPA Direct Debit. Adyen beskrivs som global betalplattform. HitPay är en kodningsfri flerkanalig plattform och Stripe levererar Connect, Payments, Terminal och Elements.

En leverantör kan täcka flera betalsätt, men villkoren är inte nödvändigtvis desamma för alla betalsätt. Avgifter, avtal och krav ligger därför på två nivåer: per leverantör och per betalsätt.

För avgifter, avtal och krav finns två sfärer: banken och betalleverantören. Banken äger behörigheter och certifikat; leverantören äger checkout, avgifter och transaktioner.

Jämför på två nivåer: vilka betalsätt som ingår och hur de visas i checkouten, samt leverantörens villkor, kostnadsmodeller, säkerhetskrav och tekniska förutsättningar. Den som bara jämför betalsätt missar helheten; den som bara jämför leverantörer riskerar att missa kundernas föredragna betalsätt.

Kartlägg företagets betalbehov och kundernas köpmönster

Innan du väljer betallösning behöver du veta vem som handlar och hur köpen ser ut. Talex anger att första steget är att kartlägga vilka som faktiskt handlar av er och deras köpmönster. Kort, direktbetalning och faktura är ofta centrala för B2C.

Utgå från verksamheten: säljer du främst till konsumenter eller företag? Är köpet engångsköp, prenumeration, delbetalning eller en större order med faktura? Handlar kunderna via webb, butik, app eller flera kanaler samtidigt?

Kanalerna hänger ihop med behoven. Den som säljer online och i butik behöver hantera båda; en ren webbutik kan fokusera på checkouten. Kassasystem (POS) listas ofta vid sidan av e-handelsbetalningar, eftersom fysisk försäljning och distansförsäljning ofta ligger hos samma leverantörer.

Ta med volym och risk. Antal transaktioner, genomsnittligt ordervärde och andelen faktura- eller delbetalningsköp påverkar kostnader och leverantörens krav. HitPay anger att återkrediteringar och bedrägerier kan påverka vinstmarginalen negativt, vilket talar för stöd för både betalningar och bedrägerikontroll.

Fråga kunderna eller läs er statistik i stället för att gissa: vilka betalsätt används, var avbryts köp och vilka betalsätt efterfrågas? En egen kartläggning är ett bättre underlag än en allmän lista över populära betalsätt.

Skriv ner kundtyp, köpmönster, kanaler, volym och risk. Underlaget blir grunden för offertförfrågan och gör att Avarda, Adyen, Klarna/Kustom, HitPay och Stripe kan jämföras mot samma förutsättningar; kontrollera även Swish och BankID där de är relevanta.

HitPay byggdes för små och medelstora företag utan egen programmeringserfarenhet, med stöd för globala valutor och tillgång till egna försäljningsdata. Säljer ni utanför Sverige blir valutor och egen försäljningsdata frågor att ställa till samtliga namngivna leverantörer.

Avgifter och kostnadsmodeller – vad som bör jämföras

Kostnaderna för en betallösning består sällan av en enda siffra. Jämför flera poster och begär att varje post specificeras skriftligt i offerten. Nivåerna varierar mellan leverantörer och avtalsformer; er egen offert gäller.

En rad per betalsätt är det som gör offerten jämförbar. Hos Avarda är det nio rader: kort, faktura, delbetalning, Swish, Vipps, MobilePay, direktbankbetalning, PayPal och SEPA Direct Debit. Begär samma uppdelning av Adyen, Klarna/Kustom, HitPay och Stripe.

Vanliga poster: rörlig avgift per transaktion; avgifter som skiljer sig mellan kort, faktura, delbetalning och direktbetalning; fast månads- eller plattformsavgift; uppstarts- och integrationsavgifter; tilläggsmoduler eller extra funktioner; utbetalningar av dina intäkter. Begär dem specificerade per betalsätt och kontrollera Swish och BankID där de ingår i kassan.

Varje avgiftspost hänger ihop med en teknisk komponent. HitPay använder Stripe Connect för onboarding och utbetalningar, Stripe Payments för transaktioner, Stripe Terminal för POS och Stripe Elements för kassa och betalningsfält. Fråga vilka komponenter som ingår i priset och vilka som faktureras som tillägg.

Avgiften följer betalsättet och komponenten, inte ett paketpris för hela kassan. Att en leverantör listar många betalsätt säger inget om priset. Begär offerten uppdelad per betalsätt; då syns det om kort, faktura, delbetalning och direktbetalning prissätts olika.

Avgiftsnivån styrs av volym, genomsnittligt ordervärde och andelen köp med faktura eller delbetalning. En gemensam prislista för branschen finns inte. Fråga också om minimiavgifter och bindningstider, och hur kostnaderna påverkas av fler kanaler, betalsätt eller valutor.

Titta på kostnadsmodellen, inte bara priset. Är avgiften densamma oavsett volym, eller förändras den när du växer? Ingår support och drift, eller faktureras de separat?

Utbetalningar är en egen post. Fråga hur ofta intäkterna betalas ut, om utbetalningen kostar något och om avgiften skiljer sig mellan valutor. HitPay lät Stripe bekräfta företagens bankkontouppgifter för utbetalningar. Begär att utbetalningsfrekvens, valutor och avgift per utbetalning skrivs in i avtalet.

Fråga hur återkrediteringar, reklamationer och bedrägerifall hanteras ekonomiskt. HitPay anger att bedrägerier och återkrediteringar kan påverka vinstmarginalen negativt. Det är därför relevant vem som bär kostnaden och hur den hanteras i avtalet.

Räkna hem kostnaden mot intäkten. En lösning som verkar billigare per transaktion kan bli dyrare totalt om den ger sämre konvertering, kräver mer administration eller inte stödjer kundernas betalsätt.

Fördelar och nackdelar med olika betalningslösningar

Avtal, firmateckning och behörigheter hos bank och leverantör

Att teckna avtal om betalningar är en administrativ process där bank och betalleverantör ställer egna krav. Swedbank kräver att företaget är registrerat i Bolagsverket för att en användare ska kunna läggas till. Företagets firmatecknare ska finnas som användare med behörigheten ”Se konto och avtal” eller obegränsad behörighet.

Har företaget flera firmatecknare kan en ny användare kräva gemensamt godkännande. Avtal går inte att signera om Bolagsverket nyligen ändrat uppgifter kopplade till företaget. Bolagsverket är alltså den myndighet i kedjan som avgör vilka användare som kan läggas till.

Behörigheter är en löpande fråga. Swedbank listar statusarna Aktiv, Spärrad, Nekad, Förfallen, Inaktiv och Väntande. En användare som en firmatecknare inte godkänner inom 30 dagar får status Nekad och måste tas bort manuellt och läggas in igen. En Väntande användare kan inte logga in.

Behörighetsadministratören är central. En användare utan rätt behörigheter kan inte utföra det den ska i internetbanken. Administratören lägger till, spärrar eller förlänger behörigheter. Utse ansvariga i tid och ha rutiner för medarbetare som börjar, byter roll eller slutar.

Betalleverantörer har egna onboarding- och avtalsprocesser. HitPay använde Stripe Connect för att hantera onboarding av små och medelstora företag, bekräfta bankkontouppgifter för utbetalningar och möjliggöra transaktioner. Räkna med att både bank och betalleverantör kan behöva underlag om företaget, firmatecknare och utbetalningskonto.

När tekniken byggs av komponenter får avtalet flera parter. HitPay använder Stripe Connect för onboarding och utbetalningar, Stripe Payments för transaktioner, Stripe Terminal för POS och Stripe Elements för kassa. Fråga vem som är avtalspart för varje del och vem som ansvarar när en tjänst ligger nere.

Avtalet bör namnge behörighetsadministratören och rutinen för att spärra behörigheter när en medarbetare slutar. Certifikatets giltighetstid avgör när förnyelse måste ske; SEB anger ungefär 4 år för sitt certifikat.

Bindningstid, uppsägningstid och minimiavgifter ska stå skriftligt i avtalet, inte bara nämnas i säljdialogen. Begär dem i samma uppställning från Avarda, Adyen, Klarna/Kustom, HitPay och Stripe.

Namnbytet från Klarna Checkout till Kustom ska framgå av avtalet. Kontrollera att avtalspart, prisvillkor och supportväg står kvar oförändrade efter bytet.

Sifferkrav att skriva in: PSD2 ger 5 minuters sessionstid i banken, tidigare 15 minuter. Swedbank ger 30 dagar för firmatecknarens godkännande av en ny användare. SEB:s certifikat gäller i ungefär 4 år. BankID kräver FP-certifikat via BankID Keygen.

Säkerhet, inloggning och krav på teknisk miljö

Fyra kravnamn styr säkerhetsarbetet: PSD2, PCI-standarden, FP-certifikatet och registreringen i Bolagsverket. PSD2 sätter sessionstiden i banken, PCI-standarden gäller korttransaktioner, FP-certifikatet krävs för företagets BankID och registreringen styr behörigheterna.

Swedbank uppger att PSD2 av säkerhetsskäl kräver att alla banker i EU automatiskt loggar ut kunden vid inaktivitet efter 5 minuter. Tiden har minskat från tidigare 15 minuter. Kravet gäller kontoinformation och betalningar; ett musklick eller tangentbordsklick räknas som aktiv användning.

För företagsinloggning är BankID centralt. SEB beskriver att du först ansöker om ett certifikat från banken, att certifikatet är giltigt i ungefär 4 år, och att du därefter loggar in i internetbanken för företag. BankID uppger att ett FP-certifikat behövs för att ansluta ett företag och beställs via programmet BankID Keygen.

Har företaget köpt BankID via en bank hjälper banken till med anslutningen. Annars beställs FP-certifikatet via BankID Keygen. Eftersom certifikat har begränsad giltighetstid behöver någon bevaka förnyelse, och rutinerna för att spärra behörigheter när medarbetare slutar är minst lika viktiga som att lägga till nya.

För kortbetalningar är PCI-standarden den tekniska referenspunkten. HitPay använder Stripe Payments för transaktioner som uppfyller PCI-standarden. Kortuppgifter hanteras normalt av betalleverantören snarare än av din egen webbshop. Kontrollera därför hur kortdata flödar och vad som krävs av er egen miljö.

Fråga leverantören vilka säkerhetsfunktioner som ingår, hur misstänkta transaktioner hanteras och vilka loggnings- och spårbarhetsfunktioner som finns. Exakta regler beror på verksamhetstyp, avtal och betalsätt.

SEB erbjuder säkerhetstillägg mot bedrägerier. Du aktiverar tilläggen själv och väljer vilka som används och vilken omfattning skyddet ska ha.

Siffrorna bakom kraven: 5 minuters sessionstid i banken enligt PSD2, tidigare 15 minuter; ungefär 4 års giltighet för SEB:s certifikat; FP-certifikat via BankID Keygen för att ansluta ett företag.

Säkerhetskrav och tekniska gränsvärden

Integration mot e-handel, kassa och fysisk försäljning

Teknisk kompatibilitet är avgörande när betallösning väljs, tillsammans med säkerhetskrav och tillgång till tillförlitlig support. Lösningen ska fungera med din plattform. Checkouten ska vara väl utformad och kunden ska lätt ta sig igenom den.

Checkoutens utformning påverkar konverteringen och därmed intäkterna. Det är ett skäl till att valet av betallösning beskrivs som avgörande för både kundupplevelse och lönsamhet. Kontrollera kassan i praktiken: vilka betalsätt visas först, hur många steg tar kunden och hur fungerar flödet på mobil?

Säljer du i flera kanaler behöver lösningen hantera mer än webb. HitPay byggde en kodningsfri flerkanalig betalningsplattform för butik och online. Den har funktioner för POS-system och digitala transaktioner och kan ta emot betalningar med kredit- och bankkort samt digitala plånböcker som Google Pay och Apple Pay.

Digitala plånböcker är en egen integrationspunkt: HitPay tar emot betalningar med kredit- och bankkort samt Google Pay och Apple Pay. Fråga om de visas i samma flöde som kort och faktura, och om de kräver något av er plattform.

Tekniken kan byggas på färdiga komponenter. HitPay använder Stripe Connect för onboarding och utbetalningar, Stripe Payments för PCI-kompatibla transaktioner, Stripe Terminal för POS och Stripe Elements för färdiga betalnings- och kassaalternativ.

Lista de tekniska kraven mot leverantörens komponenter: Stripe Payments för korttransaktioner, Stripe Terminal för POS, Stripe Elements för färdiga kassa- och betalningsfält samt stöd för digitala plånböcker som Google Pay och Apple Pay. Fråga vilka delar som ligger hos leverantören och vilka ni måste bygga själva.

Plattformsvalet hänger ihop med betalvalet. Talex är en svensk e-handelsplattform som jämför sig med Shopify och WooCommerce och listar kassasystem (POS) vid sidan av betallösningar. Kontrollera att din plattform stödjer de betalsätt och komponenter ni väljer.

Swish och BankID är system som de svenska bankerna byggt tillsammans. Kontrollera att kassan stödjer dem och att företagets inloggning fungerar.

Valutor och geografiska marknader är en annan integrationsfråga. HitPay lyfter stöd för globala valutor och tillgång till egna försäljningsdata som viktiga behov för mindre företag. Säljer du utanför Sverige behöver du veta vilka valutor som stöds, hur växling hanteras och hur utbetalningar fungerar.

Fråga hur mycket egen utveckling som krävs. HitPay beskrivs som en kodningsfri plattform med färdigbyggda UI-moduler, där anpassningsbara betalnings- och kassaalternativ kunde läggas till med färdiga komponenter.

HitPay grundades efter att Aditya Haripurkar och Nitin Muthyala 2016 bestämde sig för en betalningshanteringslösning för små och medelstora företag. År 2020 inledde HitPay ett samarbete med Stripe för heltäckande betalningshantering.

Support, drift och avstämning i vardagen

En betallösning ska fungera varje dag, inte bara vid lansering. Vid val av betallösning nämns tillgång till tillförlitlig support som en egen punkt, vid sidan av kostnadsmodeller, säkerhetskrav och teknisk kompatibilitet. En stabil tjänst fungerar som den ska, kräver minimalt underhåll och frigör tid för andra delar av verksamheten.

Konkretisera vad support betyder för dig: Vilka kanaler finns, när är supporten bemannad, vilken svarstid gäller och hur hanteras avvikelser, särskilt när försäljningen är som störst? Bestäm också vem som ska kunna kontakta leverantören, en enskild person eller flera i teamet, så att ni inte står stilla vid semester och sjukdom.

Avstämning är en underskattad del av vardagsarbetet. HitPay beskriver att en blandning av olika tredjepartslösningar skapar onödig komplexitet och gör det svårare att få en enhetlig överblick över kundtransaktioner, vilket hämmar avstämningsarbetet. Lösningen var en central vy över kundernas transaktioner oavsett vilka betalningsmetoder som använts.

Översätt det till dina behov: Hur vill du få ut rapporter och underlag? Går transaktioner, återkrediteringar och utbetalningar att följa på ett ställe, eller krävs flera system och manuella sammanställningar? Ju färre separata system och Excel-ark, desto mindre risk för fel i bokföringen.

Utvärdera driften över tid. Har leverantören en tydlig rutin när något går fel? Finns information om avbrott och underhåll? Vilka förändringar kan göras i avtalet när verksamheten växer eller krymper? En lösning som är enkel att driva, lätt att stämma av och möjlig att få hjälp med när det behövs är ofta värdefullare än en som ser billigast ut på papperet.

Fråga vilken part som äger supporten för varje del: banken för Swish och BankID, leverantören för checkouten och de komponenter den bygger på. Oavklarad ansvarsfördelning märks tydligast när försäljningen är som störst.

Skriv in supportåtagandet i avtalet: kanaler, bemanning, svarstider och rutin vid avbrott. Då blir drift och avstämning en avtalsfråga i stället för ett löfte i säljdialogen.

Checklista för val av betallösning

Ta med tre underlag till varje leverantörssamtal: er kartläggning av köpmönster, en lista över önskade betalsätt och en kravspecifikation på kanaler, valutor och integration. Då blir offerterna jämförbara. Svaren ska komma skriftligt i offert och avtal, inte bara muntligt i en säljdialog.

Utgå från behovet: vilka handlar av er och hur ser köpen ut? Erbjud de betalsätt som är centrala för konsumentköp – kort, direktbetalning och faktura – och komplettera med faktura, delbetalning eller fler kanaler som butik och webb när verksamheten kräver det.

Ställ samma frågor till Avarda, Adyen, Klarna/Kustom, HitPay och Stripe. Begär siffror per post i stället för ett samlat pris, och kontrollera att kassan stödjer Swish och BankID, de system som de svenska bankerna byggt tillsammans.

Avgifter: begär rörlig avgift per transaktion och betalsätt, fast månads- eller plattformsavgift, uppstarts- och integrationsavgift samt utbetalningsavgift – skriftligt och per post. Fråga särskilt hur avgiften skiljer sig mellan kort, faktura, delbetalning och direktbetalning, och hur återkrediteringar och bedrägerier hanteras ekonomiskt.

Avtalsvillkor: kräv bindningstid, uppsägningstid och minimiavgifter skriftligt. Begär en rad per betalsätt i stället för ett paketpris, och ställ frågorna till samtliga namn i listan, inte bara till den leverantör ni lutar mot.

Behörigheter: kontrollera att företaget är registrerat i Bolagsverket och att firmatecknare finns inlagda med behörigheten ”Se konto och avtal” eller obegränsad behörighet. En användare som inte godkänns inom 30 dagar får status Nekad; en Väntande användare kan inte logga in. Utse en behörighetsadministratör och håll ordning på statusarna Aktiv, Spärrad, Förfallen och Inaktiv.

Certifikat och inloggning: ansök om certifikat i god tid. SEB anger ungefär 4 års giltighet, BankID kräver FP-certifikat via BankID Keygen, och PSD2 ger 5 minuters sessionstid i banken mot tidigare 15 minuter. Bevaka förnyelse och spärra behörigheter när medarbetare lämnar företaget.

Säkerhet: kartlägg hur kortdata hanteras och vilka delar som ligger hos betalleverantören. Fråga hur misstänkta transaktioner hanteras och vilka loggningsfunktioner som finns.

Integration: kontrollera teknisk kompatibilitet med er plattform, hur checkouten ser ut och fungerar på mobil, stöd för fysisk försäljning och kassa, vilka valutor som stöds och hur mycket egen utveckling som krävs.

Support och avstämning: bestäm kanaler, svarstider och bemanning, och kräv en samlad översikt över transaktioner, återkrediteringar och utbetalningar. Skriv in supportåtagandet i avtalet.

Namngivet underlag: jämför Avarda med nio betalsätt, Adyen som global betalplattform, Klarna/Kustom efter namnbytet, HitPay som kodningsfri flerkanalig plattform och Stripe med Connect, Payments, Terminal och Elements – mot samma frågor. Swish och BankID ligger vid sidan om, byggda av bankerna tillsammans.

Fatta beslutet utifrån era egna svar. Jämför alternativen mot samma frågor, väg avgifter mot nytta och arbetstid, och välj den lösning som möter både verksamhetens behov och kundernas förväntningar.

Jämförelse av betalningsleverantörer: Avarda, Adyen, Klarna/Kustom, HitPay och Stripe

Steg-för-steg: Förberedelse inför val av betallösning